İnsan Kaynaklarının KVKK Konusunda Dikkat Etmesi Gerekenler

Günümüzde teknolojik cihazların kullanımının artması ile beraber çok fazla sayıda kişisel bilgi ortaya çıkmaya başlamıştır. Özellikle işe alım, başvuru gibi durumlarda çalışanların pek çok bilgisinin şirketlerin bünyesine geçtiği düşünülürse dikkat edilmesi gereken pek çok nokta da ortaya çıkmaktadır. Bu durumda insan kaynakları biriminin KVKK konusunda dikkat etmesi gereken önemli noktalar bulunmaktadır.

KVKK Nedir?
KVVK, “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu” ifadesinin kısaltılmış halidir. Kişisel verileri korumak, gözetmek amacıyla 2016 yılında Resmi Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe girmiştir. Mühim olan küçük farkındalıklarla, izlenmesi gereken belli başlı prosedürlerle insanların mahremiyetini, kişisel bilgilerini korumaktır.
Kişisel verilerin korunması kanununda esas alınan ilkeler; tarafsızlık, hak ve özgürlüğe saygı, özel hayata ait gizliliği korumak, hukuka uygunluk, objektif kararlar almaktır.

İnsan Kaynakları ve KVKK
İK’nın temel görevleri, firmaların işe alım sürecinde başvuran kişilerle görüşerek onları doğru pozisyonlara yerleştirmektir, firmaya ait insan kaynakları politikasını belirlemek, eğitim planı hazırlamak, firmadaki personel ihtiyacını belirlemek, mali sosyal hakların ödenmesini sağlamak, atama, emeklilik gibi konularda personele yardımcı olmaktır. İnsan Kaynakları ve KVKK uzmanları mutlaka birlikte çalışarak belki de en önemli nokta üzerinde durmalıdır. Kişisel verilerin korunması, firmalara başvuran her insan için önem taşımaktadır. Başvurularda verilen bilgiler olsun, işe alım sonrası firma çalışanı olarak ya da emeklilik sonrası olsun kişiye ait her türlü verinin korunması gerekmektedir. Her firmanın çalışma şekli, konumu, sistemi farklı olduğu için bir kişisel veri uzmanı ile birlikte aydınlatma metni gibi konular üzerinde mutlaka durulmalıdır.

KVKK Kapsamında Dikkat Edilmesi Gerekenler
Her türlü kişisel bilginin korunması, tüm evrakların temini, depolanması ve muhafaza edilmesi insan kaynaklarını riskli birimler arasına sokmaktadır. İK işe başvuran kişiye aydınlatma metnini sunmalı, kişiler ilanda hangi firmaya başvurduğunu bilmeli, pozisyon dışında alakasız bilgi alınmamalı ve insan kaynakları aldığı her bilgiyi amacına uygun kullanmalıdır. Ayrıca bilgileri hangi pozisyonlarda kullanacağını bilmeli, pozisyona başvuran kişiden referans isteniyorsa referansa ait veriler mutlaka saklanmalıdır. İşe başvuran kişi kabul edilmediyse, kişi bir süre sonunda işten çıktıysa kişinin verileri imha edilmelidir.